Riproduzioni

Presso l’ACS è attivo un Servizio di riproduzioni cui gli utenti possono indirizzare le proprie richieste.

Il Servizio riproduzioni dell’Archivio centrale dello Stato rilascia copie fotostatiche, in digitale da originali, copie da materiale già digitalizzato e stampe da digitale, ecc…
Salvo specifica autorizzazione della Direzione, non è possibile richiedere oltre 800 riproduzioni per ogni anno solare.

È vietata la riproduzione di: documenti rilegati, carte topografiche e disegni che superino la dimensione di un foglio A3, documenti che versino in cattivo stato di conservazione o la cui riproduzione comprometta l’integrità e la fruibilità del documento stesso.

Per effettuare la richiesta di riproduzione è necessario compilare l’apposito modulo in distribuzione presso il desk della Sala di studio. La richiesta, previamente autorizzata dal personale di Sala, dovrà poi essere presentata al personale addetto al servizio presso l’Ufficio Cassa.

I tempi di esecuzione e consegna delle riproduzioni variano in relazione alla quantità richiesta e ai carichi di lavoro del servizio. Per motivi di urgenza, compatibilmente con lo svolgimento dell’attività ordinaria, l’Ufficio può rilasciare riproduzioni in giornata ad un costo aggiuntivo pari a tre volte il costo per le riproduzioni fotostatiche e a euro 10,00 complessivi per le riproduzioni digitali.

Il Servizio di riproduzione, svolge le sue attività prendendo in consegna dalla Sala di studio la documentazione da riprodurre, segnalata dagli utenti che l’hanno richiesta in consultazione. Qualora le richieste di riproduzione pervengano per corrispondenza e occorra prelevare la documentazione dai depositi, selezionandola e predisponendo la procedura prevista, alle tariffe di cui alle tabelle 1 e 2 del Regolamento per le riproduzioni e l’uso delle immagini (in vigore dal 29 luglio 2021) viene aggiunto l’importo di 10 euro ogni tre unità di conservazione movimentate.

Per corrispondenza possono essere richieste unicamente riproduzioni digitali e non fotocopie. L’Istituto può svolgere ricerche per corrispondenza sulla base di indicazioni precise e circostanziate. A prescindere dall’esito, il costo per ogni ricerca è di 10 euro, pagato anticipatamente.

In ogni caso, il Servizio provvede a eseguire le riproduzioni solo dopo aver acquisito la ricevuta del loro pagamento. Una volta eseguite, le immagini vengono spedite per posta elettronica.

I costi per i servizi prestati e i rimborsi spese di riproduzione sono consultabili sul nuovo Regolamento per le riproduzioni e l’uso delle immagini, in vigore dal 29 luglio 2021.

Copie per fini amministrativi
È possibile richiedere copia autenticata e copia conforme all’originale dei documenti.

Modalità di pagamento

Tutti i servizi devono essere versati anticipatamente, attraverso una delle seguenti modalità:

  • tramite Pago PA sul portale dei pagamenti del Ministero della Cultura, raggiungibile al seguente indirizzo web:

https://portalepagamenti.beniculturali.it/beniculturali.apx   (per maggiori informazioni si consiglia di consultare le FAQ sul portale).

  • presso l’Ufficio Cassa dell’Istituto, esclusivamente attraverso pagamento elettronico (carta di credito e/o bancomat) nei seguenti giorni: dal lunedì, mercoledì e venerdì dalle 9.00-14.00 e martedì e giovedì dalle ore 11.00-14.00  e  15.00-18.30.

Sono esenti da qualsiasi pagamento per i servizi descritti nel Regolamento esclusivamente gli uffici e gli istituti del Ministero della Cultura.

Nella causale di pagamento è necessario specificare le seguenti voci:  fotocopie, digitalizzazioni e/o diritti di pubblicazione. Il richiedente dovrà spedire la copia della ricevuta di pagamento agli indirizzi: acs.ufficiocassa@beniculturali.it e acs.salastudio@beniculturali.it .

Riproduzioni digitali con fotocamera personale

In base all’art. 108 c. 3bis del d.lgs. 42/2004 e ss.mm.ii. sono libere le riproduzioni digitali di beni archivistici non sottoposti a restrizioni di consultabilità per ragioni di riservatezza ai sensi degli artt. 122-127 qualora vengano effettuate con mezzo proprio “senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale”. In particolare è fatto divieto di vendere o consegnare a terzi, a titolo oneroso, le riproduzioni effettuate con mezzo proprio.

La riproduzione del materiale archivistico dovrà avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di riservatezza e diritto d’autore e, in ogni caso, nel rispetto dell’integrità della documentazione con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, senza l’uso di scanner manuali, stativi o treppiedi compilando il modulo di autodichiarazione allegato al presente Regolamento da consegnare al personale della sala di studio al termine delle riprese.

Non è liberamente riproducibile con mezzi propri la documentazione già riprodotta in digitale dall’ACS  nonché i documenti “di particolare rarità e antichità e/o fragilità o corruzione del supporto, che necessitano di speciali accorgimenti per garantirne la sicurezza” (circ.33 DGA 29/09/2017), in particolare tutto il materiale grafico di grande formato.

La Direzione dell’Istituto si riserva la facoltà di negare motivatamente la riproduzione di documenti in precario stato di conservazione e che possano subir danno dalle manipolazioni finalizzate alla riproduzione.

Resta soggetta ad apposita autorizzazione la riproduzione integrale di fondi archivistici, serie archivistiche complete o parti sostanziali di esse.

Il modulo di autodichiarazione di riproduzione digitale con fotocamera personale è scaricabile QUI

Rimborsi spese

Ai sensi dell’art 108, comma 3 del Codice dei beni culturali e del paesaggio “nessun canone è dovuto per le riproduzioni richieste o eseguite da privati per uso personale o per motivi di studio, ovvero da soggetti pubblici o privati per finalità di valorizzazione, purché attuate senza scopo di lucro. I richiedenti sono comunque tenuti al rimborso delle spese sostenute dall’amministrazione concedente”

UTILIZZO DELLE COPIE IN FACSIMILE DEI DOCUMENTI 

Per poter pubblicare o utilizzare in facsimile il materiale archivistico dell’ACS, il richiedente, a seconda dei fini, è tenuto a inoltrare richiesta al Sovrintendente dell’Archivio centrale dello Stato la specifica domanda di autorizzazione.

Una volta ottenuta l’autorizzazione da parte del Sovrintendente, il ricercatore dovrà riportare sulla pubblicazione l’indicazione dell’Archivio centrale dello Stato quale possessore del documento edito e la segnatura archivistica completa del materiale; la menzione “su concessione del Ministero della Cultura”; gli estremi dell’autorizzazione (Archivio centrale dello Stato, anno, numero del provvedimento di autorizzazione assegnato). Il ricercatore, inoltre, dovrà consegnare all’Archivio centrale dello Stato una copia dell’opera in cui sarà inserita la riproduzione.
L’autorizzazione alla pubblicazione è valida limitatamente a un solo paese e alla prima edizione della stessa; per ulteriori utilizzazioni dovrà essere richiesto un permesso specifico.

Pubblicazioni senza scopo di lucro

E’ esente dal pagamento di diritti la pubblicazione di riproduzioni in tutte le opere editoriali, indipendentemente dal loro supporto, che abbiano una tiratura inferiore alle 2000 copie e prezzo di copertina inferiore a € 70,00 e i periodici di natura scientifica. È altresì esente dal pagamento dei diritti di pubblicazione la pubblicazione in rete di immagini di documenti conservati presso l’ACS per finalità diverse dal lucro. In questi casi occorre inviare una comunicazione del proposito di pubblicare l’immagine previa compilazione di un modulo disponibile sia in Sala di studio oppure on line. Al momento della pubblicazione l’utente è inoltre tenuto a citare l’istituto conservatore, la segnatura del documento e a inviare una copia della pubblicazione, in qualsiasi formato, all’Archivio centrale dello Stato.

Scarica la Dichiarazione di utilizzo di immagini di documenti, SENZA FINE DI LUCRO.

Pubblicazioni a scopo di lucro

Per gli usi editoriali diversi da quelli indicati in precedenza (“pubblicazioni senza scopo di lucro”) e per qualsiasi altro utilizzo di carattere commerciale delle riproduzioni è necessario richiedere l’autorizzazione compilando l’apposito modulo disponibile in Sala di studio e online. La richiesta dovrà essere corredata da una marca da bollo di € 16,00.
Sono esenti dal pagamento dell’imposta di bollo le Amministrazioni dello Stato, le Regioni, le Province, i Comuni, (art 16, Alleg. B DPR 26 ott. 1972, n. 642); le associazioni ONLUS (artt 17-18 D. Lgs. 4 dic. 1997, n. 460). In quest’ultimo caso le associazioni, per poter essere esentate, devono allegare la documentazione in cui siano riconosciute come ONLUS.

L’autorizzazione alla pubblicazione è valida limitatamente a un solo Paese e alla prima edizione della stessa. Per utilizzi ulteriori è necessario richiedere una specifica autorizzazione. Per altri tipi di utilizzo non espressamente indicati nel Regolamento per le riproduzioni e l’uso delle immagini o per utilizzi richiesti da parte di altri soggetti pubblici, la Direzione della Sala di Studio si riserva di stabilire gli importi dovuti e concordare la modalità di pagamento, caso per caso, in relazione ai parametri di cui all’art. 108, c. 1 del d.lgs. 42/2004.

I costi sono specificati nella tabella presente al punto B, 2) del Regolamento per le riproduzioni e l’uso delle immagini

Nella pubblicazione è obbligatorio citare correttamente l’Istituto conservatore, cioè l’Archivio centrale dello Stato e la segnatura esatta del documento e gli estremi dell’autorizzazione (numero di concessione all’utilizzo assegnato dall’Istituto).

Scarica la Domanda di autorizzazione alla pubblicazione CON FINI DI LUCRO;

ALTRI SERVIZI A PAGAMENTO

Per la movimentazione di unità archivistiche dal deposito sussidiario alla sede centrale per richieste di tipo amministrativo è previsto un costo di 10 euro ogni singola unità.

Orari e contatti dell’Ufficio Cassa
lunedì, mercoledì e venerdì: dalle ore 9,00 alle ore 14,00
martedì e giovedì: dalle ore 11,00 alle ore 14,00  e  dalle ore 15,00 alle ore 18,30
tel. + 39 06 54548.483
acs.ufficiocassa@beniculturali.it