commissioni di sorveglianza
L'istituzione delle Commissioni di sorveglianza è regolamentata dal D.P.R. n.37/2001 e successivi aggiornamenti, che definisce la responsabilità dei dirigenti degli uffici in merito alla conservazione e alla corretta gestione degli archivi, alla regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari all'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.
L'Archivio Centrale dello Stato è il referente per le Commissioni di sorveglianza sugli archivi istituite presso gli uffici centrali delle amministrazioni dello Stato.
Al fine del rilevamento delle Commissioni attivate, ogni amministrazione compila un apposito modulo.
Le Commissioni sono composte da:
- due o più delegati dell'amministrazione cui gli atti appartengono, che rappresentino la memoria storica del Ministero o Ente nei suoi avvicendamenti fino ai più recenti
- da un rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali, designato dal Sovrintendente all'Archivio Centrale dello Stato, sulla base delle competenze maturate sugli archivi storici afferenti alle singole amministrazioni
- da un rappresentante del Ministero dell'Interno che riveste un ruolo specifico nel trattamento di eventuale documentazione soggetta alla tutela della privacy, in osservanza al Codice in materia di protezione dei dati personali (D. lg. 30 giugno 2003, n. 196).
- il controllo sugli archivi in formazione degli organi centrali dello Stato al fine di garantire la corretta gestione degli archivi correnti e di deposito dell'amministrazione di riferimento mediante la redazione di titolari di classificazione, di manuali di gestione e di piani di conservazione
- la selezione dei documenti storici di interesse per la ricerca, da proporre per il versamento all'Archivio Centrale dello Stato. A tal fine occorre richiedere una espressa autorizzazione al Sovrintendente e prendere diretto contatto con il Responsabile del Servizio sorveglianza e versamenti per definire le modalità del trasferimento della documentazione
- la definizione di proposte di scarto della documentazione non più occorrente a fini amministrativi né ai fini della ricerca. La proposta va compilata su apposito modulo, e indirizzata alla Direzione generale per gli Archivi, Servizio II - Tutela e conservazione del patrimonio archivistico, Via Gaeta, 8a - 00185 Roma, ai fini della prevista autorizzazione.
